قاعدة بيانات المنخرطين بدور الشباب: شرح تفصيلي للإعداد، التشغيل، والتحكم 💻
يعتبر تنظيم بيانات المنخرطين حجر الزاوية في نجاح الإدارة العصرية داخل المؤسسات الشبابية والثقافية. ولتسهيل هذه المهمة، تم تصميم هذا البرنامج ليكون أداة قوية ومرنة في آن واحد. هذا المقال ليس مجرد دليل عابر، بل هو مرجع معمق يهدف إلى شرح كيفية استغلال كافة ميزات البرنامج، من مرحلة تكييف بيئة نظام الويندوز ليتوافق مع قاعدة البيانات، وصولاً إلى استخراج التقارير الإحصائية الدقيقة وجداول البيانات التي التي تسهل عمليات الإحصاء.
1. تغيير الإعدادات (Paramètres du Système)
قبل الشروع في تشغيل البرنامج، يجب أن تدرك أن استقرار قواعد البيانات المعتمدة على الإكسيل يتطلب توافقاً تاماً مع إعدادات نظام التشغيل. اتبع هذه الخطوات بدقة متناهية:
- متطلبات البرمجيات: يتطلب البرنامج نسخة Microsoft Office 2016 أو ما يليها. النسخ الأقدم قد تسبب مشاكل في قراءة "الماكرو" أو الواجهات الرسومية.
(تأكد من تثبيت اللغة العربية داخل نظام الميكروسوفت لتشغيل الخطوط العربية)
- تعديل إعدادات الويندوز (لوحة التحكم): تكمن أهمية هذه الخطوة في توحيد قراءة التواريخ بين الجهاز والبرنامج.
- ادخل إلى لوحة التحكم (Panneau de configuration).
- توجه إلى قسم "الساعة والمنطقة" (Horloge et région) واضغط على "تغيير تنسيقات التاريخ أو الوقت أو الأرقام".
- في تبويب "تنسيق" (Format)، ابحث عن خانة "تاريخ قصير" (Date courte) وقم بتغييرها يدوياً لتصبح jj/MM/aaaa. هذا يضمن عدم حدوث تداخل بين اليوم والشهر.
- في تبويب "إدارة" (Administration)، اضغط على "تغيير الإعدادات المحلية للمنطقة" واختر "العربية (تونس)" Arabe (Tunisie). هذه الخطوة حاسمة لدعم اللغة العربية في الواجهات.
- تكامل الخطوط (Fonts Integration): في مجلد البرنامج ستجد مجلد "Fond d’écriture". يحتوي هذا المجلد على خطوط مخصصة للبرنامج. قم بتحديدها جميعاً، واضغط بيمين الفأرة واختر "Installer" ليتم التعرف عليها في كافة واجهات البرنامج. (إجراء اختياري لضمان جمالية المظهر)
📥 الشرح كامل في هذا الفيديو
2. توجيهات الاستعمال وكيفية تغيير إعدادات الدخول
بمجرد فتح ملف "قاعدة بيانات المنخرطين"، يقوم نظام الحماية في إكسيل بتعطيل المحتوى البرمجي مؤقتاً. لحل هذه المشكلة، ابحث عن الشريط الأصفر واضغط على «تمكين المحتوى» (Activer le contenu). هذه العملية تسمح للبرنامج بتشغيل "الأكواد" المسؤولة عن الواجهات.
اسم المستخدم: فكري نجلاوي
كلمة المرور: 1234
نظام الصلاحيات وتعدد المستخدمين:
تم بناء البرنامج على فلسفة "توزيع الأدوار" لضمان أمن البيانات:
من خلال الضغط على إعدادات المستخدمين يمكنكم القيام بتغيير الإعدادات الخاصة بكم من خلال كتابة اسم المستخدم "فكري نجلاوي" والضغط على entrée، إثر ذلك قوموا بتغيير اسم المستخدم وكلمة المرور واضغطوا على "تعديل"
• المسؤول (Admin): هو الشخص الذي يمتلك "المفتاح الشامل"، حيث يمكنه تعديل المستخدمين، حذف البيانات، والوصول لكافة التقارير.
• المستخدم (User): هو العون المكلف بالإدخال اليومي فقط، حيث تظهر له واجهة الإضافة دون إمكانية الوصول للإعدادات الحساسة.
يمكنك دائماً إضافة مستخدمين جدد أو تغيير كلمات السر عبر نافذة "تعديل بيانات الدخول" لضمان خصوصية العمل، كما يمكن إضافة مستخدمين جدد سواء Admin أو User وحذفهم حسب الرغبة لكن لا يمكن حذف المستخدمين الرئيسيين يمكن فقط تعديل أسامي المستخدمين وكلمة المرور.
3. دليل إضافة البيانات والعمليات الأساسية للبرنامج
عند الضغط على زر إضافة البيانات يتم فتح نافذة إدخال بيانات المنخرطين تلقائياً.
هذه النافذة هي الواجهة الرئيسية لجمع المعلومات، صُممت لتكون بسيطة وسريعة لتوفير الوقت على المستخدم
إضافة البيانات:
- قم بتعمير الخانات التي تظهر بالواجهة ثم اضغط على إضافة.
- بعض الخانات هي حقول ضرورية (champs obligatoires)، بحيث لا يمكن تركها فارغة ولا بد من تعميرها وهي: (السنة الشبابية – ع/ر – رقم الوصل – الإسم واللقب – تاريخ الولادة – تاريخ الانخراط – المستوى التعليمي – النشاط) وفي حال إضافة البيانات وكانت إحدى هذه الحقول فارغة تظهر رسالة تنبيهية بضرورة تعمير الخانة.
- خانة العدد الرتبي هي خانة تلقائية بحيث عند الضغط عليها تظهر تلقائياً العدد الرتبي ولا يمكن تعديله.( هذا يضمن عدم تكرار الأرقام التسلسلية للمنخرطين ويحافظ على ترتيب قاعدة البيانات).
إضافة الصورة:
في حال إضافة صورة نضغط على زر إضافة صورة، تُفتح لنا نافذة نختار من خلالها مكان الصورة وعند الإضافة يتم تسجيل الصورة تلقائياً باسم المنخرط وتاريخ ولادته في مجلد اسمه Photos في نفس مسار البرنامج.
(يقوم البرنامج بعملية أرشفة ذكية للصور، حيث يربط الصورة بالبيانات النصية لسهولة العرض في بطاقات العضوية لاحقا، وتأكد أن لا تحذف أو تغير مكان الملف المسمى Photos حتى لا تتأثر النتائج في البرنامج).
البحث عن منخرط:
في خانة البحث بالإسم قم بكتابة حرف أو اسم لتظهر لك قائمة البيانات المسجلة بقاعدة البيانات، قم باختيار الإسم الذي تبحث عنه، قم بعد ذلك باختيار السنة الشبابية ثم اضغط على زر البحث لتظهر لك بيانات المنخرط الذي تبحث عنه.
التعديل:
الحذف:
تفريغ الحقول:
حذف جميع البيانات:
تسجيل بطاقة البيانات:
في حال كانت الخانات فارغة وعند الضغط على زر التنزيل ستظهر نافذة لاختيار مكان حفظ بطاقة البيانات، حيث يمكن تسجيلها فارغة.
عند البحث عن منخرط ما وعرض بياناته في الواجهة، يمكن الضغط على "تنزيل" ثم اختيار مكان حفظ بطاقة بياناته.
( تتيح هذه الميزة استخراج بطاقة عضوية احترافية بصيغة PDF جاهزة للطباعة فوراً).
4. استخراج جدول بيانات المنخرطين والتحليل الإحصائي
الهدف النهائي من أي قاعدة بيانات هو الحصول على معلومة دقيقة. واجهة التقارير في هذا البرنامج تعتبر "لوحة قيادة" متكاملة:
- الإحصاء الجملي: يمكنك معرفة عدد المنخرطين الكلي بضغطة زر.
- الفلترة المتقدمة: يمكنك القيام بذلك بسهولة عبر تحديد خصائص البحث (السنة، السداسي، العمر، الجنس، والنشاط).
- التحويل الاحترافي لـ PDF: لا داعي لتصوير الشاشة؛ يوفر البرنامج ميزة "تحويل إلى PDF". سيقوم البرنامج بإنشاء تقرير منسق وجاهز للطباعة، مع رسالة تأكيد عند نجاح الحفظ.
📊 كيفية عمل واجهة التقارير والتحويل إلى (PDF)
عند الضغط على "تقارير المنخرطين"، ستفتح واجهة متكاملة توفر لك الأدوات التالية:
📄 تنزيل جدول بيانات المنخرطين
يمكنك تنزيل الجدول كاملاً بصيغة PDF حسب السنة الشبابية المطلوبة، كما يمكن تخصيص البحث حسب المتغيرات المطلوبة، بحيث يمكن استخراج قاعدة بيانات نادي معين أو جدول البيانات الخاص بسداسي وحيد أو البحث في جدول الإناث أو العكس..
🛠️ الطريقة الإجرائية:
نقوم بتحديد خصائص البحث المطلوبة، ثم نضغط على "اضغط للبحث" ليتم عرض العدد الجملي تلقائياً.
- 1 زر تفريغ الخانات: مخصص لتفريغ خانات البحث للبدء بعملية تصفية جديدة.
- 2 زر "عرض جميع البيانات": مخصص لإعادة عرض كافة البيانات إثر القيام ببحث ما (إلغاء الفلترة).
- 3 زر "تحويل إلى PDF": يتيح تحميل التقرير بصيغة PDF على الحاسوب. عند الضغط عليه، ستظهر نافذة لاختيار مكان حفظ الملف، وبعد تسجيله ستظهر رسالة تؤكد نجاح عملية التنزيل.
💡 ملاحظات وتنبيهات لضمان ديمومة البرنامج:
- • عند إدخال تاريخي الميلاد والانخراط، تأكد من أن يكونا بنفس التنسيق المحدد في الإعدادات jj/MM/aaaa مثال: (01/01/2001).
- • لا يمكن إضافة بيانات منخرط ما في نفس السنة الشبابية مرتين أو أكثر وستظهر رسالة تنبيه تمنع القيام بذلك، لكن يمكن إعادة إضافة نفس بيانات المنخرط مرة أخرى في حالة اختلاف السنة الشبابية.
- • في حالة تشابه الاسم واللقب بين منخرطين مع اختلاف في تاريخ الميلاد، يمكن إضافة كليهما. ولكن عند البحث، سيظهر الاسم مكرراً مرتين، وستظهر رسالة تنبيه تفيد بوجود تشابه في الأسماء، مع مطالبتنا بإدخال تاريخ الميلاد لتحديد بيانات المنخرط المطلوب.
- • في حال تشابه الاسم واللقب وتاريخ الميلاد بين منخرطين في نفس السنة الشبابية، ستظهر رسالة تفيد بأن البيانات قد تم إضافتها مسبقاً. في هذه الحالة، يتم إضافة اختلاف في الاسم واللقب، مثل اعتماد الاسم الثلاثي، لتمييز المنخرطين عن بعضهم.
- • يمكن تعديل كافة بيانات أي منخرط باستثناء الاسم واللقب وتاريخ الميلاد، نظراً لكونها عناصر أساسية في عملية البحث. لذا، في حالة وجود خطأ في أي منها وكان من الضروري تعديله، يجب حذف المنخرط وإعادة إدخال بياناته من جديد.
- • عند القيام بإضافة منخرطين في سنة شبابية مختلفة يتم تغيير العدد الرتبي تلقائياً ليبدأ من 01 مع كل سنة جديدة.
- • عند حذف بيانات أحد المنخرطين يتم حذف صورته تلقائياً من المجلد المسمى Photos، وعند حذف جميع البيانات يتم حذف جميع الصور، فإذا كنت في حاجة إلى هذه الصور قم بالاحتفاظ بنسخة منها في مسار آخر.
⚠️ ملاحظة تقنية هامة جداً:
الملف مضغوط: إثر فك الضغط وقبل فتح البرنامج يرجى الدخول إلى Propriétés وتأكد من وضع العلامة على Unblock (أو Débloquer) ليعمل البرنامج بشكل سليم.
خاتمة: الرؤية المستقبلية للإدارة الرقمية
إن الانتقال من السجلات الورقية التقليدية إلى استخدام برنامج "قاعدة بيانات المنخرطين" محاولة لتسهيل إجراءات العمل في دور الشباب. هذا البرنامج ليس مجرد مخزن للأسماء، بل هو أداة تنظيمية تضمن حفظ الذاكرة المؤسساتية لدور الشباب.
نحن نؤمن بأن التكنولوجيا هي المفتاح لتوفير الوقت والجهد، مما يسمح للمربين والمديرين بالتركيز أكثر على تأطير الشباب وتطوير مواهبهم.
نتمنى أن يكون هذا الدليل المرجعي سنداً لكم في مهامكم النبيلة، ونحن دائماً في الخدمة للتطوير والتحسين.
حقوق التحرير والتنسيق محفوظة: مدير دار الشباب منزل جميل - 2026.
شكرا على تفاعلكم معنا